保護者会・PTAのイベント企画ガイド｜園との相談、会費での予算の立て方、役員の負担を減らす進め方

「役員になったけれど、去年のイベントの資料が残っていない」「会費の中で、何にいくらまで使っていいのか分からない」「園にどう相談すればいいの？」。幼稚園・保育園・こども園の保護者会やPTAで、行事を担当することになった役員の方から、こうしたご相談をいただきます。

筆者はシャボン玉おじさん（野村佳史）です。ギネス世界記録（Longest garland wand・14.317m・2022年11月26日認定）の達成者で、兵庫・大阪・京都を中心に全国の幼稚園・保育園・こども園でシャボン玉ショーを行っています。園からのご依頼だけでなく、保護者会・父母の会からのご依頼も多くいただいています。

保護者会のイベントでつまずく3つのこと

この3つは、順番に片づけるのがコツです。まず園と相談して「できること」の範囲を決め、次に会費から予算を決め、最後に役員がやることと外に頼むことを分けます。

企画から当日・会計報告までの流れ

保護者会のイベントは、役員が決まってから当日まで、おおよそ次の流れで進みます。秋や冬のイベントなら、2〜3か月前には園への相談を始めると安心です。

保護者会で人気の企画8案｜比較表

保護者会でよく行われる企画を、同じ物差しで比べました。費用は規模で大きく変わるため、当方のショー以外は「低・中・高」で示しています。

役員の手作り企画は費用をおさえられますが、準備と当日の運営が役員に集中します。「メインは外部に頼み、役員は受付と記録に回る」形にすると、役員も子どもたちと同じ時間を楽しめます。職員の方がする出し物のアイデアは、保育園の出し物が盛り上がるアイデアにまとめています。

会費から予算を組む考え方

予算は「年間の会費の合計」から、行事ごとに配分して決めるのが一般的です。下の図は、考え方を分かりやすくするための計算例です。実際の会費や世帯数に置きかえてお使いください。

見積もりを取るときは、交通費・機材・設営・片付けが料金に含まれているかを必ず確認してください。後から追加費用がかかると、会計報告で説明しにくくなります。料金の考え方はシャボン玉ショーの料金相場で詳しく比べています。

園に相談するときのチェックリスト

園に相談するときは、次の項目をまとめて聞くと、やり取りが1〜2回で済みます。

• 日程：行事予定と重ならない候補日を2〜3日もらう
• 時間帯：保育時間中か、土曜・降園後か
• 場所：園庭・遊戯室・ホールのどこが使えるか、広さ
• 雨の日：屋外の場合、雨のときに使える部屋があるか
• 先生の関わり方：園児の誘導や見守りをお願いできるか
• 写真・動画：保護者の撮影やSNSへの掲載のルール
• 駐車場・搬入：出演者の車を停められる場所
• 外部の人の出入り：受付や名札など園の決まり

役員の負担を減らす分担のしかた

外部の出演者に頼むときは、「出演者に任せること」と「役員がすること」をはっきり分けると、当日の役員の負担がぐっと軽くなります。当方のシャボン玉ショーの場合の分担例です。

シャボン玉液の成分はシャボン玉液の安全性と成分、万一への備えは賠償責任保険についてで、園の先生にもそのままお見せいただけます。

保護者への案内文の例

保護者への案内は、日時・場所・対象・持ち物・写真のルールを1枚にまとめると、問い合わせが減ります。そのまま書きかえてお使いください。

当日の時間割の例

保育時間中に、遊戯室でシャボン玉ショーを行う場合の例です。

よくある質問｜保護者会・PTAのイベントについて

まとめ｜園と相談し、予算を決め、役員の手を空ける

保護者会・PTAのイベントは、園との相談→会費での予算→役員の分担の順に整理すると、手探りでも迷わずに進められます。メインの企画を外部に頼めば、役員も子どもたちと同じ時間を楽しめます。終わったら費用・業者・反省点を1枚にまとめ、次の役員に引き継いでください。